Bezpapirno poslovanje znači prijelaz s tradicionalnog papirnatog poslovanja na digitalno upravljanje dokumentima, što uključuje izradu, pohranu, obradu i arhiviranje poslovnih dokumenata u elektroničkom obliku. Ovaj pristup omogućuje bolje upravljanje dokumentima, povećanu produktivnost i smanjenje troškova povezanih s upravljanjem fizičkim dokumentima. Ovo nije samo tehnološka inovacija, već ključni korak prema većoj učinkovitosti, smanjenju troškova i povećanju konkurentnosti tvrtke.
Bespapirno poslovanje omogućuje brži pristup informacijama i bolju organizaciju dokumenata, čime se skraćuje vrijeme obrade i traženja dokumenata. Dodatno, automatizacija rutinskih zadataka smanjuje šanse za pogreške i poboljšava produktivnost zaposlenika.
Prednosti bespapirnog poslovanja
Povećana učinkovitost: brzo pristupite informacijama koje trebate i jednostavno ih podijelite sa svojim timom ili poslovnim partnerima.
Smanjenje troškova i zeleno poslovanje: bez potrebe za ispisom, slanjem i arhiviranjem papirnatih računa, a istovremeno pomažete u smanjenju negativnog utjecaja na okoliš.
Izbjegavanje grešaka i gubitaka: lakša sljedivost, uvijek pohranjeni i sigurni podaci, čime se smanjuje rizik od gubitka važnih informacija, a hvatanje podataka pomoću tehnologije umjetne inteligencije (AI) i automatiziranih procesa smanjuje pogreške pri unosu podataka. AI tehnologija omogućuje automatsko prepoznavanje teksta i brojeva na skeniranim dokumentima, a sustav u hodu uči prepoznati podatke na sljedećim dokumentima.
Lakši pristup: brzo pretraživanje i pristup pojedinačnim dokumentima bez potrebe za fizičkim pretraživanjem arhiva, bilo gdje i bilo kada.
Bolja usklađenost i sigurnost: osigurano je sigurno arhiviranje s naprednim sigurnosnim mjerama (enkripcija, kontrola pristupa) koje omogućuju bolje praćenje pristupa i veću usklađenost sa zakonskim propisima.
Kako funkcionira poslovanje bez papira?
Digitalizacija dokumenata: Fizički dokumenti se fotografiraju ili skeniraju i pretvaraju u digitalni oblik te se zajedno s elektroničkim računima (e-računi) jednostavno pohranjuju i obrađuju.
Korištenje dokumentnih sustava i automatizirane obrade: Za pohranu, obradu i pretraživanje dokumenata koriste se specijalizirana softverska rješenja za upravljanje dokumentima koja omogućuju:
Elektronička pohrana: Nakon što su računi snimljeni i obrađeni, pohranjuju se u elektroničku arhivu gdje su organizirani i dostupni u svakom trenutku. Dokumenti se pohranjuju u skladu sa zakonskim zahtjevima, što znači da su dostupni za kasnije revizije, kontrole ili provjere.
Integracija s računovodstvenim sustavima: Snimanje računa obično je povezano s računovodstvenim sustavom, što omogućuje trenutnu daljnju obradu i knjiženje. Računi se virtualno prenose u knjigovodstvenu evidenciju, čime se smanjuju pogreške pri ručnom unosu podataka.
Ovjera dokumenata: Elektroničko potpisivanje omogućuje bespapirnu potvrdu (odobrenje) dokumenata, čime se osigurava pravna valjanost i povećana sigurnost.
Oblak i mobilnost: Dokumenti su pohranjeni u oblaku, što omogućuje pristup njima bilo gdje, bilo kada i jednostavnu suradnju između zaposlenika, kupaca i partnera.
Snimanje faktura kao dio bespapirnog poslovanja omogućuje poduzećima da poboljšaju učinkovitost, smanje troškove i pogreške te steknu bolju kontrolu nad računovodstvenim procesima. Digitalizacija faktura donosi značajne prednosti tvrtkama koje žele poboljšati svoju produktivnost, smanjiti utjecaj na okoliš i povećati usklađenost s propisima.
Usluga Kontada pretvara papirnate i elektroničke račune u sigurnu i lako dostupnu arhivu u oblaku za jednostavno pohranjivanje i pronalaženje. Koristeći vrhunsku tehnologiju, osiguravamo nesmetan prijelaz s tradicionalnog papirnatog fakturiranja na modernu digitalnu arhivu, povećavajući učinkovitost i smanjujući nered u vašem uredskom prostoru.
Sustav Kontada brine se za sve, od snimanja faktura, obračuna, dostave do računovodstva i na kraju, ali ne manje važno, arhiviranja.
Recite zbogom skupim, pretrpanim ormarima za dokumente ili policama i arhivskim prostorima i pozdravite pojednostavljeni digitalni sustav fakturiranja. Iskusite pogodnost pristupa svojim računima bilo kada i bilo gdje uz pouzdanu uslugu koja bez napora pretvara glomazne papirnate dokumente u organizirane elektroničke datoteke koje se mogu pretraživati.
Navedene cijene su neto, bez PDV-a.
Paket "Advanced" je u razvoju. Očekivano vrijeme aktivacije paketa koji se plaća i posljedično naprednih funkcionalnosti je jesen 2025. U međuvremenu nema ograničenja u broju obrađenih i pohranjenih datoteka u besplatnom paketu "Basic".
Izjava o čuvanju arhiviranih podataka sukladno GDPR
Potvrđujemo da se iz sigurnosnih razloga arhivirani podaci pohranjuju na dvije geografski odvojene lokacije unutar Europske unije (EU). Sva pohrana i obrada podataka provodi se u skladu sa zakonima EU, uključujući GDPR (Opća uredba o zaštiti podataka). Osigurava se da su svi podaci primjereno zaštićeni najnovijim sigurnosnim mjerama kako bi se osigurala njihova sigurnost, povjerljivost i cjelovitost, kako to zahtijeva zakonodavstvo o zaštiti osobnih podataka.
Koristimo samo esencijalne kolačiće koji nam omogućuju prepoznavanje pouzdanog web prometa, zadržavaju vas prijavljenima i sprječavaju napade krivotvorenja zahtjeva na više stranica (CSRF).
